Pour qu'un webinar soit attractif et productif, l'atout principal en est le contenu. Chaque participant doit pouvoir y trouver des informations pertinentes, instructives, nouvelles. Il faut donc toujours veiller à innover dans le contenu, à coller à l'actualité, et y inclure éventuellement des thématiques soulevées lors des précédents en y apportant évidemment des réponses. Comme tout séminaire, il ne s'agit pas non plus d'en initier un chaque semaine. Un temps d'attente permet à la fois d'en conserver le caractère intéressant sans lasser les participants et aussi d'avoir quelque chose de nouveau à dire. Il ne faut pas transposer la réunionite aigüe en webinarite intense ! La thématique du webinar est primordiale. Il doit avoir une accroche percutante pour attiser la curiosité de ceux qui vont y être invités. Parce que d'invités, ils doivent passer au statut de participants.Donc, come pour toute communication, il faut trouver l'équilibre entre le sujet fédérateur et suffisamment fin pour que les informations qui y seront délivrées soient réellement pédagogiques pour les participants et qu'ils en sortent en ayant appris quelque chose mais surtout quelque chose d'applicable immédiatement. Bien entendu, plus les informations que vous délivrerez auront une réputation de sérieux, de techniquement pertinentes, plus votre auditoire aura envie de revenir. Pour les nouveaux invités, il sera nécessaire de les attirer par des contenu déjà existants sur vos sites, voire des résumé des précédents webinar en vidéos ou en résumé. Un webinar doit aussi pouvoir être gérable par l'intervenant. Le fait de n'avoir pas de lieu physique est un plus mais de doit pas ouvrir sur la dérive du surnombre. L'objectif du nombre de participants doit rester raisonnable (et vous pourrez y veiller plus facilement), tant sur le nombre que sur le profil des invités. il y a cependant une différence notoire, comme pour toutes invitations, entre les inscrits et les participants. Ainsi, le nombre d'inscrits devra forcément être largement supérieur au nombre de participants réel que vous allez accepter. Hubspot indique un ratio de 30 %. C'est dire si la marge est grande. Toute action de Communication, et le webinar en est une, doit être plannifiée. Plus exactement retro plannifiée. Les invitations et communications spécifiques doivent partir bien en amont de l'événement lui-même. Cela laissera le temps de vérifier la montée en puissance des inscriptions, de faire remplir les formulaires, de travailler à partir des formulaires aux suggestions émises par les inscrits, d'effectuer les relances. Et de faire le point régulièrement. C'est en fonction de point que d'autres relances, d'autres options comme des teasing, pourront être générées pour finaliser les inscrits en participants. Et si vous souhaitez faire le buzz, vous privilégierez bien sur les intervenants connus, qui viendront soutenir vos propos. Leurs expertises reconnues dans le domaine ou vous souhaitez vous exprimer attirera d'autant plus de participants et vous assurera à peu de frais des retombées sur le net et dans la presse spécialisées dans votre domaine. Et, il faut le dire et le redire tant cela arrive encore trop souvent : un webinar n'est pas un séminaire. Donc, il ne s'agit pas de l'organiser un week-end dans un lieu paradisiaque. Vos invités seront à leur bureau. Donc jours ouvrés obligatoires. En évitant le vendredi après-midi si vous ne voulez pas voir votre audience chuter à partir de 16 h.... Il faut aussi penser en terme d'horaire, surtout si vos invités se dispersent sur plusieurs fuseaux horaires. Enfin, pensez aux événements qui peuvent avoir lieu à ces dates-là ! La finale de la coupe du monde de foot, on oublie.

Quant au webinar en lui-même, les invités s'y inscriront d'autant plus facilement qu'ils en auront un déroulé clair sur les thèmes abordés, le nom des intervenants, le temps apparti à chaque thème, la faciliter pour s'y inscrire, et le mode d'emploi technique pour y participer... Bref, le sommaire de votre séminaire !

A ne pas oublier non plus, les relances. Bien sur, il faut reactiver les invités qui n'ont pas répondu. Mais pas seulement. Il faut garder le contact avec ceux qui se sont inscrits, sans insistance déplacées, mais comme petite piqûre de rappel. Certains ont pu répondre des semaines avant l'événement et leur agenda se remplit. Il faut donc conserver ce contact, par mail, phone régulièrement, en modifiant bien sur le contenu de ces rappels. Cela permet de rattraper ceux qui ont effacer le mail, ceux qui l'ont vu mais oublié de noter. Bref, la relance est une partie intégrante de la réussite de votre webinar. Jusqu'au dernier jour ! Quant aux inscriptions, elles peuvent se faire au sein de l'invitation envoyée par mail ou sur une page dédiée à l'événement. Ce qui doit prévaloir : la simplicité ! Et la promotion doit être présente sur l'ensemble des médias : site, blog, réseaux sociaux, à chaque fois avec un renvois sur la page d'inscription. Servez-vous de vos abonnés réseaux pour relayer l'information ! Si comme nous l'avons vu plus haut, vous avez des intervenants experts reconnus, leur propre réseaux fonctionnera aussi, faites confiance à leur ego ! Et si vous avez eu la bonne idée de vous allier un sponsor ou un partenaire stratégique, vous serez de nouveau gagnant. Un nom prestigieux allié au votre , même s'il est déja connu aussi, confère toujours une valeur ajoutée de sérieux. The place to be en quelque sorte...

Bien sur, la réussite ne dépend pas que du nombre de participants. Les équipes intervenantes, les modalités de fiabilité techniques, tout compte. Et le débriefing qui suivra donnera les nouvelles perspectives pour les prochains.